この記事では、リモートワークをしてみたい人、興味のある人に対して、リモートワークをする上で、最も重要とも言えるコミュニケーションについて、円滑に行うためのコツや心得を紹介します。
リモートワークにおけるコミュニケーションの重要性
人と人が意思疎通を図る上で欠かせないのがコミュニケーションです。相手と理解し合うためには、一方的でも駄目だし、常に受け身でもいけません。双方のバランスが取れていないと、誤解や信頼関係に支障が生じたり、いいことがありません。
ここでは、リモートワークをこれからしたい人も、今現在している人も、リモートワークをする上でコミュニケーションを円滑に行うためのコツや心得について紹介します。
リモートワークとコミュニケーション
リモートワークは姿の見えない環境でお互い仕事をしています。オフィスではお互いの画面を覗きあいながら、さりげない会話やジェスチャーなどで意思疎通できていたことも、容易ではなくなります。
リモートワークの主なコミュニケーション手段
リモートワークでの主なコミュニケーション手段は、大きく分けて以下の2つがあります。
チャットツールによる文字でのコミュニケーション
SlackやChatWorkなど、無料で使えるチャットツールなどを通じて、文字で会話をします。多くのリモートワーカーはこうしたツールを通じて、文字でのコミュニケーションを取ることが主流です。
動画による画面を通じてのコミュニケーション
SkypeやZOOM、appaer.in（アピアーイン）と行った無料または有料の動画通信サイトを利用して、画面上で会話をします。文字や資料だけでは伝え切れないニュアンスや思いなどを伝える時には、やはり直接話して伝える必要があります。
リモートワークでコミュニケーションが難しいと言われている理由３つ
冒頭にも少し述べましたが、リモートワークをする際には、コミュニケーションが最大の課題とされています。なぜリモートワークにおいてコミュニケーションが難しく課題とされているのかというと・・・
１）姿が見えない事による情報不足
人間の情報収集は視覚からが8割と言われています。リモートワークの場合その視覚として見て取れる相手の情報が物理的に少なくなります。 相手が今何をしているのか、どう考えているのかなどを主に、文字を通じて読み取らなければなりません。もちろん動画での会議や打ち合わせなどはありますが、見えない不安の壁というのは想像以上に高いようです。
２）相手の捉え方の違いによる誤解
コミュニケーションツールが文字中心となることにより起こって来るのが、文章表現による誤解です。文章の表現方法には個人差がありますし、リモートワークで働いている人全ての人に、文章の才能があるわけではありません。そしてまたその文章を読んだ人が必ずしも、相手が発信した通りの解釈をしてくれるとも限りません。
働いていてよく思うのが、文字で伝えたのはいいけれど、上手く伝わらず、補足すればするほど、わけがわからなくなってしまうという現象。
そんなつもりで伝えた訳ではないのに・・・
本当に伝えたかったことが伝わらなかった・・・・
これ、リモートあるあるだと思います。あと絵文字も厄介ですね。選ぶ絵文字によっても、伝わり方が全く違ってくるのも私としては面倒なところです。ですので、基本私は絵文字はあまり使わないようにしています。
３）信頼関係のストック不足というかストックが難しい
人は信頼関係があれば、ある程度のことは許せちゃう生き物です。仕事上の些細なミスや連絡ミスなど、しっかりと謝れば、許してもらえます。
でもこれリモートワークでは通用しません。なぜなら、信頼関係自体が希薄だから。
見えない事による情報不足にも通じる事ですが、人は合って話して、身振り手振りを見て初めてその人への信頼感というのが出てくる生き物なんです。
正直文字だけ、オンライン上だけの付き合いだけで、信頼関係を構築するのは、リアルの2倍以上はかかります。
よく会社の使用期間3ヶ月とありますが、リモートワークの場合、正直3ヶ月ではどんな人なのか全く見えて来ないです。その人に関する情報も会社が交流の場所を提供しない限り、自分から取りに行かなくてはなりませんから、そこまでしてその人のことが知りたいって正直なかなか思えませんよね。
この信頼関係をストックするのがリモートワークでは非常に大変です。それが故にコミュニケーションにも影響しているのは言うまでもありませんね。
リモートワークで円滑なコミュニケーションを図るための【3つの心得】
１）見えないを克服する
見えない事によるその人への不信感や不安感を克服することが大切。どうやって克服するかは、日々の仕事や、やり取りを通じてコミュニケーションを蜜にとり、やはりその人について多くを知ることでは無いかと私は思います。
２）相手を鬼だと思う
文字だけのコミュニケーションの場合は特に、相手の文字の捉え方によって、印象が大きく左右されてしまいます。私の場合は鬼が書いた文章だと思いながら読んでいます。笑
（どんなに語尾や表現が強くかろうが冷たかろうが気にしないということです。）
以下にも繋がりますが、相手に多くを求めずあくまで必要最低限の情報伝達だと割り切り文章を捉えることが大事。
３）多くを求め過ぎない
どんな働き方にも言えることですが、相手に多くを求め過ぎないことです。求めれば求めただけ、それに対して答えが帰って来なかった時のダメージは大きくなります。言葉使いの気遣いはもちろん、仕事のやり取りにおいても、人に多くを求めず仕事に取り組む姿勢というのが円滑に取り組む上では重要です。
私が実際に心がけていること
リモートワークをする上で私自身が気をつけていることを紹介します。もしリモートワークのコミュニケーションに悩んでいるという方は、参考にしてみてください。
１）信頼関係構築
レスポンス命！「この人に質問したらすぐに帰ってくる！」働く上で忙しいのはみんな一緒です。何を優先させるかというのは、その人の判断するところですから、私の場合人から質問や疑問を問われたら、すぐに返答をするというのを第一に心がけています。質問はされた人は困っていませんが、した人は今正に困っている訳です。素早く的確に返答することが、その人への安心感や信頼感につながると考えています。
２）成果の視える化
特に求められている訳ではありませんが、1日の業務日報を毎日報告しています。どんなに信頼されていたとしても、業務をサボっていなかったとしても、その成果が見えない場合人というのは心の底から信用することは難しいです。成果を相手に伝える上では、視える化することが間違いなく一番分かりやすいし、自分の評価へも繋がります。
３）感謝の気持ち
仕事をしていく上でというよりかは、生きている上で一番忘れては行けない気持ち。感謝の気持ちは常に相手に表現し、伝えるようにしています。文章はもちろんオンライン会議の際の挨拶など、ちょっとしたことでも感謝の気持ちは伝えておいて損はありません。コミュニケーションを一番円滑にしてくれるポイントは、この感謝の気持ちだと私は考えています。
まとめ
思っている以上に現実よりもリモートで働いている方がコミュニケーション力が必要です。
リモートワークなら人と関わらずに、黙々と仕事ができる！と思っている方にとっては、実際に働き始めてからのギャップが大きいかもしれません。
確かに飲み会やオフィスでの他愛もない立ち話など、そういったコミュニケーションは少なくなりますが、その分凝縮した無駄のないコミュニケーションが必要となるので、その分スキルも必要になるということですね。
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